Otevřené nebo uzavřené kanceláře – co je pro tým lepší?
Způsob uspořádání kancelářských prostor může mít velký vliv na efektivitu týmu, pracovní atmosféru a každodenní pohodlí zaměstnanců. V průběhu let mnoho společností experimentovalo s uspořádáním kanceláří – od klasických uzavřených místností až po módní otevřené prostory navržené tak, aby podporovaly spolupráci a otevřenou komunikaci.
Postupem času si stále více firem začíná uvědomovat, že jak open space, tak uzavřené kanceláře mohou přinášet skutečné výhody – pokud jsou správně přizpůsobeny potřebám týmu. Které řešení je nejvhodnější, závisí na řadě faktorů, jako je povaha práce, styl komunikace a organizační kultura. Proto se stále více sází na flexibilní přístup a uvědomělý návrh prostor.
Jmenuji se Kinga a sama denně pracuji v kanceláři, takže plně chápu význam prostoru, který podporuje soustředění a dobrou atmosféru.
Co jsou to vlastně open space a uzavřené kanceláře?
Open space je otevřený kancelářský prostor, ve kterém pracuje mnoho lidí v jedné velké místnosti. Stoly jsou obvykle umístěny vedle sebe, bez fyzických bariér. Toto uspořádání je oblíbené zejména ve startupech a kreativních agenturách.
Uzavřené kanceláře jsou naopak klasickým modelem, kde mají zaměstnanci vlastní místnosti nebo sdílejí prostor s malým počtem lidí. Častěji se s nimi setkáváme ve větších korporacích, advokátních kancelářích nebo finančních institucích.
Výhody a nevýhody volného prostoru:
Klady:
- lepší tok informací a snadnější komunikace mezi členy týmu
- větší integrace a pocit sounáležitosti
- flexibilní uspořádání – snadná změna uspořádání stolů, reorganizace týmu
Nevýhody:
- zvýšené riziko konfliktů nebo frustrace, pokud je prostor špatně navržen.
- vysoká hladina hluku a potíže se soustředěním
- nedostatek soukromí – jak při rozhovorech, tak při práci, která vyžaduje soustředění.
Výhody a nevýhody uzavřených kanceláří:
Klady:
- klid a větší duševní pohodlí – snáze se soustředíte na úkoly.
- větší soukromí – užitečné například pro telefonické rozhovory nebo schůzky 1:1.
- menší riziko rozptýlení, což je dobré pro práci.
Nevýhody:
- obtížnější spontánní spolupráce a výměna názorů
- omezený kontakt s ostatními členy týmu – komunikace se může zhoršit.
- potenciální izolace – zejména u vzdálených nebo hybridních jednotek.
Co říká výzkum?
Výzkumy ukazují, že otevřený prostor může zvyšovat úroveň stresu a snižovat spokojenost s prací, pokud není dobře navržen. Zaměstnanci si často stěžují na hluk, nedostatek soukromí a potíže se soustředěním, což se projevuje sníženou produktivitou a dokonce i pracovním vyhořením. Na druhou stranu uzavřené kanceláře poskytují klid a ticho a usnadňují soustředění, zejména při práci, která vyžaduje velké soustředění. Jejich nevýhodou však může být omezený kontakt mezi kolegy, menší spontánnost a obtížnější tok informací.
V praxi mnoho společností dochází k závěru, že žádné z těchto řešení není v čisté podobě ideální. Proto stále častěji volí hybridní model – kanceláře navržené tak, aby kombinovaly různé zóny: otevřené prostory pro spolupráci, klidné prostory pro soustředěnou práci a soukromé místnosti pro schůzky nebo telefonní hovory. Takové uspořádání poskytuje týmům větší flexibilitu a umožňuje lépe přizpůsobit pracovní prostředí různorodým potřebám zaměstnanců.
Pokud vás toto téma zajímá, doporučuji článek „The Open-Office Trap„ v časopise The New Yorker. Autor v něm výstižně ukazuje, proč open space nefunguje vždy tak, jak se předpokládá.
Co je pro tým lepší? To záleží na tom, co…
Neexistuje žádná univerzální odpověď. Ideální pracovní prostředí závisí na mnoha faktorech:
- charakter práce – pracuje tým na kreativních projektech nebo plní úkoly, které vyžadují soustředění?
- osobnost členů týmu – jsou extrovertní a otevření, nebo si cení klidu?
- organizační kultura – jak společnost podporuje spolupráci, jak hospodaří s prostorem?
Je také třeba mít na paměti, že i v rámci jedné společnosti mohou mít různé týmy různé potřeby – nemá smysl vnucovat všem jedno řešení. Klíčem k vytvoření prostoru, který skutečně podporuje efektivní a pohodlnou práci, je flexibilita a naslouchání zaměstnancům.
Praktické tipy pro firmy
K vytvoření prostoru, který reálně podporuje tým, nestačí zvolit jeden model. Klíčový je flexibilní přístup založený na pozorování a rozhovorech se zaměstnanci. Zde je několik praktických kroků, které vám pomohou navrhnout kancelář vyhovující různým potřebám:
- zeptejte se týmu, co potřebuje – někdy může jednoduchý dotazník poskytnout mnoho informací.
- Zvažte rozdělení prostoru na zóny – tichou pro soustředěnou práci a společnou pro spolupráci.
- investujte do komfortních řešení, např. akustických panelů, konverzačních kabin, odhlučňovacích sluchátek.
Jak zlepšit pohodlí v otevřeném prostoru?
Pokud vaše společnost využívá kancelářské prostory typu open space, je vhodné zajistit řešení, která by kompenzovala jejich největší nevýhody – zejména hluk a nedostatek soukromí. Tato řešení mohou být užitečná:
- akustické panely na stěnách a stropech,
- zvukově izolační podložky pod stoly a zvukově izolační koberce,
- přepážky mezi pozemky, které jsou sice částečné, ale poskytují pocit většího soukromí,
- akustické kabiny pro telefonní nebo videokonference,
- Tiché zóny – vymezené oblasti, kde platí pravidlo minimálního hluku,
- sluchátka s aktivním potlačením hluku (ANC), která společnost nabízí lidem, kteří se potřebují více soustředit.
Díky takovému vybavení může být otevřený prostor mnohem pohodlnější a funkčnější – a to i pro ty, kteří dávají přednost každodennímu klidnějšímu pracovnímu prostředí.
Shrnutí:
Na otázku, které kancelářské prostory jsou lepší – zda open space nebo uzavřené kanceláře – neexistuje jediná správná odpověď. Každé z těchto řešení má své silné a slabé stránky. Open space podporuje rychlou komunikaci a integraci týmu, ale může také vést k hluku a nesoustředěnosti. Uzavřené kanceláře poskytují klid a soukromí, ale mohou omezovat spontánní spolupráci a smysl pro týmovou práci.
V praxi obvykle funguje hybridní model, který kombinuje prvky obou přístupů – flexibilní prostory pro týmovou práci a klidné prostory pro úkoly vyžadující soustředění. Klíčové je přizpůsobit kancelář specifikům práce, osobnosti týmu a organizační kultuře. Navíc je dobré se jednoduše zeptat zaměstnanců na jejich potřeby – právě oni nejlépe vědí, v jakém prostředí se jim pracuje nejefektivněji.
Nejlepší kancelář je nakonec taková , která podporuje lidi – ne naopak.
Podívejte se na naše nedávné realizace v oblasti volného prostoru:
- stoly s odhlučněnými přepážkami pro open space
- Pohodlná práce v otevřeném prostoru: naše stoly – váš prostor!
